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Canales y mensajes dentro de una empresa
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Cómo evitar los errores más habituales
La comunicación
interna
10
Los errores
más comunes
la universidad de Ciencias aplicadas
Quadriga, en berlín, ha publicado
los diez errores más frecuentes en
comunicación interna:
1.
los directores ejecutivos no
siguen sus propias normas.
2.
los empleados reciben la
información importante de la prensa.
3.
los empleados no están siendo
involucrados en los procesos de
cambios sustanciales.
4.
los procesos de toma de
decisiones no se comunican
eficazmente.
5.
los correos electrónicos están
sobreestimados.
6.
los líderes prefieren la
comunicación del correo electrónico
en vez de la presencia personal y la
comunicación.
7.
la comunicación interna es
unilateral.
8.
los directores subestiman la
comunicación no verbal.
9.
los empleados y sus
contribuciones no son valorados
suficientemente.
10.
las decisiones no son justas.
Fondo y Forma
una comunicación interna eficaz tiene en
cuenta desde la forma y el fondo del mensaje
hasta los canales que se van a utilizar. todavía
es frecuente pensar que los empleados saben
qué quieren los jefes. "el trabajador medio
pierde entre dos y cuatro horas al día tratando
de descifrar a qué tiene que prestar atención,
como afirma un estudio realizado por Jensen
Group. en la mayoría de las organizaciones se
pensará que todo el mundo sabe lo que hace,
pero y ¿por qué lo hace? ¿Cada uno es cons-
ciente de su papel en el proceso productivo?
¿el empleado se siente parte de un equipo o
una pieza más de una maquinaria?", advierte
antonio rodríguez, consultor senior del Gru-
po inforpress, consultoría de comunicaciones
y relaciones públicas.
este consultor puntualiza que ésa es la
diferencia entre informar o comunicar: "la
información operativa ha de fluir para que la
empresa funcione, pero la comunicación in-
terna busca la motivación y la involucración".
Y se da tanto en las pequeñas empresas
como en las grandes, lo que puede suponer
trabajar en diferentes objetivos. De igual
modo, es fundamental asegurarse de que los
empleados han comprendido la información
que han recibido.
Por supuesto, uno de los errores más gra-
ves es no fomentar un clima participativo,
donde los empleados transmitan sus ideas,
opiniones o sugerencias. "el 80% de la comu-
nicación interna consiste en escuchar, lo que
implica establecer canales de comunicación
ascendente. hoy día, además, las nuevas tec-
nologías permiten realizar acciones muy di-
námicas y prácticamente inmediatas, pero
no hay que olvidar que la comunicación in-
terpersonal sigue siendo la más importante.
en este sentido, los mandos intermedios
constituyen a menudo la piedra de toque de
la comunicación interna, tanto ascendente,
como descendente. es fundamental que es-
tos mandos aprendan a comunicar en ambos
sentidos. No hay que olvidar que las perso-
nas no se van de las empresas, sino que hu-
yen de sus jefes", dice rodríguez.
Un canal para cada mensaje
intranet, revista, email, reuniones, tablón
de anuncios... existen diferentes canales,
cada uno con su función y sus ventajas: las
convenciones anuales, por ejemplo, conti-
núan siendo una herramienta estraté-
gica de comunicación para los equipos co-
merciales y de ventas; en el caso de la revis-
ta corporativa debe tenerse en cuenta que
los reportajes deben ser de interés para los
empleados, de ahí que sea importante fo-
mentar su participación con ideas, artículos
o entrevistas. en este sentido, la intranet, a
través del buzón de sugerencias, también
es un buen canal para recoger el feedback
de los empleados.
"la clave es conocer bien las necesidades
y características del público interno. hay que
comenzar segmentando por colectivos,
como si se tratara de una campaña de marke-
ting o publicidad, ya que esto permitirá elegir
los canales más accesibles y diseñar o decli-
nar el mensaje más adecuado en cada caso",
explica rodríguez.
este especialista también recuerda la im-
portancia del tiempo: "una revista interna en
papel debe profundizar en los temas, mien-
tras que las `noticias frescas' se deben distri-
buir por otros canales que ofrezcan más in-
mediatez, como la intranet o el email.
asimismo, hay que pensar en la
forma de atraer a nuestro pú-
blico interno: los usos y téc-
nicas del periodismo y del
marketing pueden ser
muy útiles en este sen-
tido. en todo caso hay
que apostar por
la complemen-
tariedad entre
los canales".
texto: Javier de la Morena
Por exceso o por defecto. todavía son muchas
las empresas donde falta definir la estrategia
en comunicación interna e incluso los canales
que se van a utilizar. en ocasiones, los emplea-
dos se enteran de noticias importantes por la
prensa (la adquisición de otra compañía, por
ejemplo), mientras que en otras hay tenden-
cia a convocar demasiadas reuniones o sobre-
saturar el correo electrónico con tantos men-
sajes ­incluidos los que son una `cadena de
conversaciones'­ que, al final, no se dispone
ni de tiempo para leerlos.
Equivocar información con comunicación, pEnsar quE los EmplEados
sabEn lo quE sE EspEra dE Ellos, ElEgir `improvisadamEntE' cualquiEr
canal para transmitir un mEnsajE... todavía son numErosas las
EmprEsas dondE la comunicación intErna no cuEnta con la suficiEntE
planificación y su corrEspondiEntE EstratEgia.
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