Aquest servei funciona gràcies als codis OB, que permeten identificar de manera única als sistemes de Correos cada un dels registres que contenen l’adreça dels destinataris de les trameses.
El nostre Sistema de Gestió Integral de Trameses (SGIE) genera un fitxer de dades amb tota la informació que els carters incorporen manualment a les trameses tornades i te l’enviem per correu electrònic, FTP o a través d’un web d’intercanvi de fitxers, segons la periodicitat que hagis contractat i detallant el motiu de la devolució si així ho desitges.
Per poder generar aquest fitxer cal que les teves trameses continguin aquests elements:
Caseller amb causes de devolucions: situat a l’anvers de la tramesa perquè el carter pugui indicar al moment el motiu de la devolució:
- Desconegut: el destinatari de la tramesa no és conegut pel carter i a més no figura a les bústies. Quan el camp del destinatari està format pel nom d’una empresa i d’un contacte, es considera desconegut si no se’n coneix cap dels dos.
- Absent: el destinatari (empresa o particular) ja no resideix en aquesta adreça.
- Adreça insuficient: la tramesa no pot ser lliurada per manca d’informació o per haver-hi algun error en les dades de l’adreça.
- Adreça incorrecta: quan l’adreça completa o alguna de les dades no són correctes i no és possible determinar on cal fer el lliurament de la tramesa.
- Refusat: tramesa rebutjada expressament pel destinatari.
- Defunció: quan el destinatari ha mort, sempre que es disposi d’aquesta informació.
- No retirat: el destinatari no ha passat a recollir la tramesa a l’oficina de Correos que figurava a l’avís d’arribada que el carter li va deixar a la bústia.
Codi OB: per identificar el registre d’adreça de la tramesa, complint els estàndards de seguretat establerts per la Llei de protecció de dades. Aquest codi té format Code 128 i està format per 23 dígits:
- Codi de producte: és sempre OB.
- Etiquetador: és el client detallable.
- Campanya: són dos dígits o lletres per identificar a quina campanya correspon la devolució. Aquests dígits permetrien diferenciar dues campanyes que hagin estat llançades amb poc espai temporal entre elles.
- Número de tramesa: identificador de cada registre del fitxer original.
- Codi postal: de destinació de cada registre.
- Dígit de control: és una lletra de control que s’obté amb una fórmula en què intervenen els primers 22 caràcters del codi esmentat.
Casella de control de campanyes: per identificar les campanyes les possibles devolucions de les quals hagin de ser enregistrades i enviades al client sota el procés establert.