Facturación electrónica obligatoria: qué es, en qué se diferencia de Verifactu y cómo adaptarte sin complicaciones

Verifactu es el sistema de facturación impulsado por la Agencia Tributaria con el objetivo de reforzar el control fiscal y reducir el fraude. Para ello, exige que las facturas se generen mediante programas informáticos capaces de crear registros seguros, inalterables, trazables y verificables por la Administración.

Inicialmente, la entrada en vigor del sistema estaba prevista para 2026. Sin embargo, el calendario de adaptación se ha aplazado al 2027, lo que ha generado un nuevo escenario para empresas y autónomos.

Conviene dejarlo claro desde el inicio: Verifactu no ha desaparecido, ni se ha cancelado. La obligación sigue vigente; lo que ha cambiado son los plazos.

Las fechas de adaptación previstas son las siguientes:

• 1 de enero de 2027 para las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios, incluidos muchos autónomos y profesionales.

Este aplazamiento ha generado situaciones muy distintas. Algunos negocios ya habían empezado a adaptarse, otros estaban a punto de hacerlo y muchos todavía están analizando qué solución elegir. Pero, en todos los casos, la pregunta es la misma: ¿qué conviene hacer ahora?

La respuesta no pasa por posponer la decisión indefinidamente. El aplazamiento debe entenderse como una oportunidad para prepararse con más margen, revisar los procesos internos de facturación, comparar soluciones y elegir una herramienta que no solo permita cumplir con Verifactu, sino que también aporte valor real a la gestión diaria del negocio.

Los requisitos técnicos siguen siendo los mismos. Las empresas deberán contar con un software de facturación adaptado a las exigencias establecidas por Hacienda. Por eso, el reto no consiste únicamente en cumplir la normativa, sino en elegir una solución adecuada para el tipo de negocio, capaz de acompañarlo también en los próximos cambios legales.

En este contexto, 2026 se convierte en un año clave. No porque haya que actuar con urgencia, sino porque ofrece el margen necesario para tomar una buena decisión.

Además, el aplazamiento de Verifactu coincide con otro gran cambio pendiente: la futura factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales. Aunque Verifactu y factura electrónica son normativas distintas, ambas forman parte de un proceso más amplio de digitalización de la facturación empresarial. Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo.

Hoy el foco está en Verifactu, pero mañana será la factura electrónica y, más adelante, podrán llegar nuevas obligaciones. Elegir un software flexible, actualizado y preparado para evolucionar es clave para evitar cambios de sistema, migraciones innecesarias o adaptaciones de última hora.

Por eso, la pregunta ya no debería ser solo si un programa permite cumplir con Verifactu, sino si está preparado para evolucionar con los cambios normativos que llegarán en los próximos años.

Durante años, "factura electrónica" se asociaba básicamente a una factura en PDF enviada por email. Cómodo, rápido y a todo el mundo le valía.

Pero a partir de este año la cosa cambia.

La Ley Crea y Crece le da definición y límites a qué es una factura electrónica. Cuando entre en vigor, una factura válida entre empresas y autónomos tendrá que cumplir requisitos técnicos específicos: legibilidad garantizada, autenticidad verificable e integridad del documento.

Un PDF por email no cumple ninguno de esos tres requisitos de forma automática así que ya sabes por qué dejará de ser válido.

Lo que exige la nueva normativa es la factura electrónica estructurada: un archivo con un formato técnico (como FacturaE o UBL), que solo puede leer un software de facturación homologado. Ni Word, ni Excel, ni PDF manual.

Este es el punto que más confunde. Aunque la legislación hará que las dos convivan, son sistemas distintos, regulados por normativas distintas y con calendarios distintos.

Verifactu obliga a que tu programa de facturación sea capaz de generar registros de tus facturas verificables por Hacienda. Es un sistema de control fiscal (aquí te lo contamos todo). El único objetivo es que Hacienda pueda verificar en tiempo real que las facturas emitidas son reales, no han sido alteradas y no aparecen o desaparecen del registro.

La factura electrónica es un sistema obligatorio de intercambio de facturas en formato estructurado entre empresas y profesionales…

Solo afecta a las relaciones entre empresas y autónomos y entrará en vigor cuando se publique la versión definitiva de la Ley Crea y Crece... Y aunque afecta a todos, hay algunos casos que se quedan fuera:

• Facturas a particulares: si vendes a particulares, no tendrás que hacer una factura electrónica para ellos.
• Clientes internacionales: la Ley Crea y Crece afecta solo a España. Las facturas a empresas de fuera del país, en principio, se quedarán fuera de esta ley.
• Operaciones ya exentas de factura: si una operación no tiene la obligación de que emitas factura, tampoco lo tendrás que hacer con la nueva normativa.

Y mucho ojo si eres un autónomo que factura a particulares. Cualquier cosa que compres a un proveedor o una subcontrata de otro autónomo, también tendrás que hacer facturas electrónicas que cumplan con la norma.

Dicho de otra forma: una factura puede ser electrónica sin estar sujeta al sistema Verifactu, y un negocio puede cumplir con Verifactu sin estar enviando facturas electrónicas. Una obligación no sustituye a la otra.

Sin embargo, ambas avanzan en la misma dirección: una facturación más digital, más trazable y menos dependiente de procesos manuales. Por eso, a la hora de elegir un programa de facturación, conviene pensar más allá del cumplimiento inmediato y valorar si la herramienta está preparada para adaptarse a los próximos cambios normativos.

No adaptarte a la factura electrónica puede traducirse en multas o sanciones que salen mucho más caras que adaptarte a la nueva facturación.

Las sanciones previstas alcanzan los 10.000 euros por no emitir facturas electrónicas cuando sea obligatorio, y otros 10.000 euros por no estar preparado para recibirlas.

Además, puede haber sanciones extra por incumplir con los requisitos de conservación y trazabilidad.

Pero más allá de las multas, el problema real es otro: muchas empresas empezarán a exigir factura electrónica a sus proveedores antes de que sea obligatoria por ley, simplemente porque sus sistemas ya no aceptarán otro formato.

Por eso no estar adaptado puede significar perder clientes o retrasar pagos durante meses.

Para cumplir con Verifactu, es necesario actualizar o cambiar el software de facturación antes de las fechas límite establecidas.

Si el programa que usas actualmente no está certificado para Verifactu, tendrás que buscar una alternativa que garantice el cumplimiento de la normativa. Es recomendable empezar este proceso cuanto antes para evitar problemas a medida que se acerque la fecha de obligatoriedad.

Para que puedas empezar a usar la factura electrónica obligatoria necesitas un software de facturación homologado que pueda emitir, recibir y conservar facturas en formato estructurado, y que registre el estado de cada una (emitida, recibida, aceptada, pagada).

No valdrán soluciones manuales o archivos editados a mano, por muy bien que hagas un pdf o excel. Pero una vez tengas este software adaptado, el día a día se volverá mucho más fácil: presupuestos, cobros, stock, gestiones… Todo estará gestionado dentro de la misma herramienta.

 

Para poder ayudarte, Correos ha firmado un acuerdo con STEL Order, uno de los software de facturación mejor valorados y que está preparado tanto para la factura electrónica como para Verifactu. A través de este acuerdo, las PYMES, autónomos y profesionales pueden contratar los servicios de facturación adaptados a la normativa actual desde la propia web de Correos.

El producto de STEL Order te ayuda a cumplir con Verifactu de forma sencilla, segura y flexible. El software está preparado para trabajar en modalidad “Sí Verifactu” y “No Verifactu”, y diseñado para adaptarse también a los nuevos retos de la factura electrónica.

Si ya cuentas con una solución adaptada a medida para tu empresa para llevar toda la facturación, STEL Order también te lo pone fácil, ya que han lanzado una API Verifactu, pensada para que desarrolladores y empresas integren Verifactu de forma sencilla.

La factura electrónica y Verifactu han llegado para quedarse y la pregunta no es si adaptarse, sino cuándo y cómo. Con Correos y STEL Order, no solo te ayudamos a cumplir con la normativa, sino que te ayudamos a marcar la diferencia y mejorar la gestión de tu negocio.

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