Este servicio funciona gracias a los códigos OB, que permiten identificar de manera única en los sistemas de Correos cada uno de los registros que contienen la dirección de los destinatarios de los envíos.
Nuestro Sistema de Gestión Integral de Envíos (SGIE) genera un fichero de datos con toda la información que los carteros incorporan manualmente en los envíos devueltos y te la enviamos por email, FTP o a través de una web de intercambio de ficheros, según la periodicidad que hayas contratado y detallando el motivo de la devolución si así lo deseas.
Para poder generar este fichero es necesario que tus envíos contengan estos elementos:
Casillero con causas de devoluciones: situado en el anverso del envío, para que el cartero pueda indicar al momento el motivo de la devolución:
- Desconocido: el destinatario del envío no es conocido por el cartero y además no figura en los buzones. Cuando el campo del destinatario está compuesto por el nombre de una empresa y de un contacto, se considerará desconocido si no se conoce ninguno de los dos.
- Se ausentó: el destinatario (empresa o particular) ya no reside en esa dirección.
- Dirección Insuficiente: el envío no puede ser entregado por falta de información o por haber algún error en los datos de la dirección.
- Dirección Incorrecta: cuando la dirección completa o alguno de sus datos no son correctos y no es posible determinar dónde realizar la entrega del envío.
- Rehusado: envío rechazado expresamente por el destinatario.
- Fallecido: cuando el destinatario ha fallecido, siempre que se disponga de esta información.
- No retirado: el destinatario no ha pasado a recoger su envío en la oficina de Correos que figuraba en el Aviso de Llegada que el cartero dejó en su buzón.
Código OB: para identificar el registro de dirección del envío, cumpliendo con los estándares de seguridad establecidos por la Ley de Protección de Datos. Este código tiene formato Code 128 y está compuesto de 23 dígitos:
- Código de Producto: es siempre OB.
- Etiquetador: es el “Cliente Detallable”.
- Campaña: son dos dígitos o letras para identificar a qué campaña corresponde la devolución. Estos dígitos permitirían diferenciar dos campañas que hayan sido lanzadas con poco espacio temporal entre ellas.
- Número de envío: identificador de cada registro del fichero original.
- Código Postal: de destino de cada registro.
- Dígito de Control: es una letra de control que se obtiene con una fórmula en la que intervienen los primeros 22 caracteres de dicho código.
Cajetín de control de campañas: para identificar las campañas cuyas posibles devoluciones deban ser grabadas y enviadas al cliente bajo el proceso establecido.