Este servici funciona gràcies als codis OB, que permeten identificar de manera única en els sistemes de Correos cadascun dels registres que contenen l'adreça dels destinataris dels enviaments.
El nostre sistema de gestió integral d’enviaments (SGIE) genera un fitxer de dades amb tota la informació que els carters incorporen manualment en els enviaments tornats i te l’enviem per correu electrònic, FTP o a través d’un web d’intercanvi de fitxers, segons la periodicitat que hages contractat i detallant el motiu de la devolució si així ho desitges.
Per a poder generar este fitxer cal que els teus enviaments continguen estos elements:
Caseller amb causes de devolucions: situat en l’anvers de l’enviament, perquè el carter puga indicar al moment el motiu de la devolució:
- Desconegut: el destinatari de l'enviament no és conegut pel carter i a més no figura a les bústies. Quan el camp del destinatari està compost pel nom d’una empresa i d’un contacte, es considerarà desconegut si no se’n coneix cap dels dos.
- Es va absentar: el destinatari (empresa o particular) ja no residix en eixa adreça.
- Adreça insuficient: l'enviament no pot ser lliurat per falta d’informació o per haver-hi algun error en les dades de l'adreça.
- Adreça incorrecta: quan l'adreça completa o alguna de les seues dades no són correctes i no és possible determinar on fer el lliurament de l’enviament.
- Refusat: enviament rebutjat expressament pel destinatari.
- Mort: quan el destinatari ha mort, sempre que es dispose d’esta informació.
- No retirat: el destinatari no ha passat a recollir el seu enviament a l’oficina de Correos que figurava en l’Avís d’arribada que el carter va deixar a la seua bústia.
Codi OB: per a identificar el registre d'adreça de l’enviament, complint els estàndards de seguretat establits per la Llei de Protecció de Dades. Este codi té format Code 128 i està compost de 23 dígits:
- Codi de Producte: és sempre OB.
- Etiquetador: és el “Client detallable”.
- Campanya: són dos dígits o lletres per a identificar a quina campanya correspon la devolució. Estos dígits permetrien diferenciar dues campanyes que hagen sigut llançades amb poc espai temporal entre elles.
- Número d’enviament: identificador de cada registre del fitxer original.
- Codi postal: de destinació de cada registre.
- Dígit de control: és una lletra de control que s’obté amb una fórmula en què intervenen els primers 22 caràcters de l’esmentat codi.
Caixetí de control de campanyes: per a identificar les campanyes les possibles devolucions de les quals hagen de ser gravades i enviades al client davall el procés establit.